Les statuts

I

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1          DÉNOMINATION SOCIALE

Cinéastes sans Frontières

Dans les règlements qui suivent, le mot « organisme ou organisation » désigne : Cinéastes sans Frontières

Article 2          TERRITOIRE ET SIÈGE SOCIAL

L’organisme exerce ses activités au Québec, au Canada et à l’international.

Le siège social de l’organisme est situé au lieu prévu dans l’acte constitutif de l’organisme et à l’adresse déterminée par le conseil d’administration ou à toute autre adresse désignée conformément à la Loi.

Article 3          SCEAU DE L’ORGANISME

Le sceau de l’organisme, dont la forme est déterminée par le conseil d’administration, ne peut être employé qu’avec le consentement du président ou du secrétaire. Il est authentifié par la signature du président ou du secrétaire.

Article 4          BUTS

Les buts de l’organisme sont :

A des fins purement sociales et sans intention de gain pécuniaire pour ses membres, Cinéastes sans Frontières est un organisme à but non lucratif qui s’appuie sur le cinéma, l’audiovisuel et le multimédia pour développer des actions sociales, éducatives, culturelles et artistiques, au Québec, au Canada et à l’étranger.

Pour atteindre ses objectifs, Cinéastes sans Frontières peut recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent, en valeurs mobilières ou immobilières, administrer de tels dons, legs et contributions; organiser des campagnes de souscription dans le but de recueillir des fonds pour des fins charitables.    

II

MEMBRES

Article 5          CATÉGORIES DE MEMBRES

L’organisme compte, par exemple,  deux catégories de membres, soit les membres actifs et les membres honoraires.

Article 6          MEMBRES

Toute personne physique intéressée par les buts et activités de l’organisme peut devenir membre en se conformant aux conditions suivantes :

• avoir 18 ans et plus;
• accepter d’œuvrer et de travailler gratuitement à la poursuite des buts de l’organisme;
• satisfaire à toute autre condition que peut décréter le conseil d’administration par voie de règlement;

Les membres ont le droit de participer à toutes les activités de l’organisme, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d’assister à ces assemblées et d’y voter.

Article 7         MEMBRES HONORAIRES

Le conseil d’administration, par résolution, peut en tout temps nommer membre honoraire de l’organisme, toute personne qui aura rendu service à ce dernier par son travail ou par ses donations ou qui aura manifesté son appui pour les buts poursuivis par l’organisme.

Les membres honoraires peuvent participer aux activités de l’organisme et assister aux assemblées des membres. Ils n’ont toutefois pas le droit de voter lors des assemblées et ils ne peuvent pas être élus au conseil d’administration. Les membres honoraires ne sont pas tenus de verser des cotisations ou contributions à l’organisme.

Article 8         DROIT D’ADHÉSION ET COTISATION ANNUELLE

Le conseil d’administration peut, s’il le juge à propos, fixer le droit d’adhésion et le montant de cotisation annuelle des membres de l’organisme de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement. Le droit d’adhésion et le montant de cotisation doivent être approuvés par l’assemblée annuelle des membres ou par le conseil d’administration selon le désir des membres. Le cas échéant, un avis de cotisation doit être expédié au moins 30 jours avant l’assemblée annuelle des membres de l’organisme.

Article 9         CARTE DE MEMBRE

Le conseil d’administration pourra, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membres numérotés.

Article 10        RETRAIT D’UN MEMBRE

Tout membre peut se retirer comme tel en tout temps en signifiant son retrait ou sa démission, de préférence par écrit, au secrétaire de l’organisme. Ce retrait ou cette démission prend effet à la date de réception de tel avis ou à la date précisée dans ledit avis. Aucune demande de remboursement du droit d’adhésion et de la cotisation annuelle ne peut être acceptée.

Article 11       RADIATION, SUSPENSION, EXPULSION

Le conseil d’administration peut, par résolution, radier tout membre qui omet de verser (s’il y a lieu) la cotisation à laquelle il est tenu. Il peut aussi, par résolution, suspendre ou expulser pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui refuse ou omet de se conformer aux dispositions des présents règlements, qui agit contrairement aux intérêts de l’organisme ou dont la conduite est jugée préjudiciable à l’organisme. Constitue notamment une conduite préjudiciable le fait :

• d’avoir été accusé ou condamné pour une infraction au Code criminel;
• de critiquer de façon intempestive et répétée l’organisme;
• de porter des accusations fausses et mensongères à l’endroit de l’organisme;
• d’enfreindre les lois relatives aux personnes morales ou de manquer à ses obligations d’administrateur.

Le conseil d’administration est autorisé à adopter et à suivre en cette matière la procédure qu’il pourra éventuellement déterminer, pour autant que le membre visé soit informé de la nature exacte de l’acte ou de l’omission qu’on lui reproche, qu’il ait l’occasion de se faire entendre sur ce sujet et que la décision le concernant soit prise avec impartialité. La décision du conseil d’administration à cette fin sera finale et sans appel.

III

ASSEMBLÉES DES MEMBRES

Article 12        ASSEMBLÉE ANNUELLE

L’assemblée annuelle des membres de l’organisation a lieu à la date que le conseil d’administration fixe chaque année; cette date devra être située autant que possible dans les cent vingt (120) jours qui suivent la fin de l’exercice financier de l’organisation. L’assemblée annuelle est tenue au siège social de l’organisation ou à tout autre endroit fixé par le conseil d’administration.

Toute assemblée annuelle peut aussi constituer une assemblée spéciale pour prendre connaissance et disposer de toute affaire dont peut être saisie une assemblée spéciale des membres.

Article 13       ASSEMBLÉES SPÉCIALES OU EXTRAORDINAIRES

Les assemblées des membres sont tenues à l’endroit fixé par le conseil d’administration ou par la ou les personnes qui convoquent ces assemblées. Il appartient au président ou au conseil d’administration de convoquer ces assemblées lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de l’organisation.

Le conseil est tenu de convoquer pareille assemblée spéciale des membres dans les dix (10) jours de la réception de la demande écrite à cette fin spécifiant le but et les objectifs d’une telle assemblée, et signée par au moins le dixième des membres actifs; à défaut par le conseil d’administration de convoquer une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite (art. 99, L.C.Q.).

Article 14        AVIS DE CONVOCATION

L’avis de convocation à toute assemblée annuelle des membres est adressé à tous les membres qui ont droit d'y assister.  Le délai de convocation des assemblées des membres est d’au moins dix (10) jours calendrier.  Toutefois, l’assemblée annuelle peut, par règlement, fixer tout autre mode de convocation.

L’avis de convocation d’une assemblée spéciale devra respecter un délai d’au moins quarante-huit (48) heures et mentionner, en plus de la date, de l’heure et de l’endroit de l’assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés; seuls ce ou ces sujets pourront être étudiés.

Une assemblée pourra être tenue sans avis préalable si tous les membres sont présents ou si les absents ont donné leur consentement à la tenue d’une telle assemblée sans avis. La présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à ce membre. L’omission accidentelle de cet avis ou la non-connaissance de cet avis par toute personne n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette assemblée.

Article 15        ORDRE DU JOUR

15.1  L’ordre du jour de l’assemblée annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :

• l’acceptation des rapports (d’activités et financiers) et des procès‑verbaux de la dernière assemblée générale;
• l’approbation du budget;
• la nomination d’un vérificateur (s’il y a lieu);
• la ratification des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par le conseil d’administration depuis la dernière assemblée générale;
• l’élection ou la réélection des administrateurs de l’organisme.
  15. L’ordre du jour de toute assemblée des membres (annuelle, spéciale) doit minimalement porter sur les points mentionnés dans l’avis de convocation.

Article 16        QUORUM

Les membres présents à l’ouverture constituent le quorum pour toute assemblée des membres. Le quorum doit être maintenu durant toute l’assemblée.

NOTE : Il est aussi possible de prévoir un nombre fixe de membres nécessaire à la tenue de toute assemblée.

Article 17        AJOURNEMENT

Si au moins deux membres sont présents, une assemblée des membres peut être ajournée en tout temps par suite d'un vote majoritaire à cet effet, et cette assemblée peut être tenue comme ajournée sans qu’il soit nécessaire de la convoquer de nouveau. Lors de la reprise de l’assemblée ajournée, toute affaire qui aurait pu être transigée lors de l’assemblée au cours de laquelle l’ajournement fut voté peut être validement transigée.

Article 18        PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE

De façon générale, le président ou tout autre officier de l’organisme préside l’assemblée annuelle et les assemblées spéciales. Toutefois, il est possible pour les membres présents de désigner entre eux un président d’assemblée. Le secrétaire de l’organisme ou toute autre personne nommée à cette fin par le conseil d’administration ou élue par les membres présents peut agir comme secrétaire des assemblées des membres.

Article 19        VOTE

À une assemblée des membres, les membres actifs en règle présents, y compris le président d’assemblée, ont droit à une voix chacun.

• Le vote par procuration n’est pas permis;
• à moins de stipulation contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les questions soumises à l’assemblée des membres sont tranchées à la majorité simple (50 % + 1) des voix validement exprimées;
• le vote se prend à main levée, à moins que trois (3) membres présents réclament le scrutin secret. Dans ce cas, le président d’assemblée nomme un ou deux scrutateurs qui distribuent et recueillent les bulletins de vote, compilent les résultats et les remettent au président.

Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée à l’unanimité, par une majorité spécifiée ou rejetée, et qu’une entrée est faite à cet effet dans le procès-verbal de l’assemblée, il s’agit là d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.

IV

CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 20        NOMBRE D’ADMINISTRATEURS

Les affaires de l’organisme sont administrées par un conseil d’administration composé de cinq membres.

Article 21        ÉLIGIBILITÉ

Tout membre en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles. Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés; seules les dépenses autorisées pour l’organisme sont remboursables.

Article 22        DURÉE DES FONCTIONS

Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. La durée du mandat est de deux (2) ans, mais 50 % des postes doivent être remplacés chaque année.

Article 23        ÉLECTION

Les administrateurs sont élus chaque année par les membres actifs au cours de l’assemblée annuelle et selon la procédure d’élection décrite           ci-après.

Procédure d’élection

L’assemblée nomme ou élit un président d’élection, un secrétaire d’élection et un ou plusieurs scrutateurs.

Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection aura lieu par acclamation; dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection pourra se faire par scrutin secret.

Article 24        RETRAIT D’UN ADMINISTRATEUR

Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui :

1. présente, préférablement par écrit, sa démission au conseil d’administration, soit au président ou au secrétaire de l’organisme, soit lors d’une assemblée du conseil d’administration;
2. décède, est malade, devient insolvable ou interdit;
3. cesse de posséder les qualifications requises;
4. a manqué plusieurs réunions de l’organisme;
5. est destitué selon l’article 26 du présent règlement.

Article 25         VACANCES

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.

Lorsqu’une vacance survient au sein du conseil d’administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de la combler en nommant au poste vacant une personne correspondant aux critères définis dans les règlements. Dans l’intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste. Si le quorum n’existe plus, par vacances ou désistements, un membre du conseil, ou, à défaut, un membre peut exceptionnellement convoquer une assemblée spéciale pour procéder aux élections.

Article 26        DESTITUTION

Un administrateur peut être destitué par les membres en règle au moyen d’un avis écrit adressé à cet administrateur et au conseil d’administration.

Le conseil d’administration n’a pas le pouvoir de destituer l’un de ses administrateurs, mais a le pouvoir de radier, d’expulser ou de  suspendre un membre actif de son organisme en conformité aux articles 6 et 11, ou de retirer un administrateur en vertu de l’article 24 du présent règlement.

La destitution d’un administrateur, tout comme son élection, relève du bon vouloir des membres; elle peut être faite en tout temps lors d’une assemblée spéciale des membres selon les motifs cités aux articles 6, 11 et 24 des règlements généraux ou pour tous autres motifs particuliers.

Article 27        RÉMUNÉRATION

Les administrateurs ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services. Par ailleurs, le conseil d’administration peut adopter une résolution visant à rembourser les administrateurs des dépenses engagées dans l’exercice de leurs fonctions.

Article 28        INDEMNISATION

Tout administrateur, dirigeant ou mandataire de l’organisme (ou ses héritiers et ayants droit) sera tenu, au besoin et à toute époque, à même les fonds de l’organisme, indemne et à couvert :

a)   de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions, et

b)   de tous frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de l’organisme ou relativement à ces affaires,

excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

Aux fins de l’acquittement de ces sommes, l’organisme devrait souscrire une assurance au profit de ses administrateurs.

Article 29        CONFLITS D’INTÉRÊTS

Aucun administrateur ne peut confondre des biens de l’organisme avec les siens ni utiliser à son profit ou au profit d’un tiers des biens de l’organisme ou l’information qu’il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu’il soit expressément et spécifiquement autorisé à le faire par les membres de l’organisme.

Chaque administrateur doit éviter de se placer en situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur de l’organisme.  Il doit dénoncer sans délai à l’organisme tout intérêt qu’il possède dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre elle en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.

Un administrateur peut, même dans l’exercice de ses fonctions, acquérir, directement ou indirectement, des droits dans les biens de l’organisme ou contracter avec lui, pour autant qu’il signale aussitôt ce fait à l’organisme, en indiquant la nature et la valeur des droits qu’il acquiert, et qu’il demande que ce fait soit consigné au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration.

L’administrateur ainsi intéressé dans une acquisition de biens ou un contrat doit, sauf nécessité, s’abstenir de délibérer et de voter sur la question. S’il vote, sa voix ne doit pas être comptée. Cette règle ne s’applique pas, toutefois, aux questions concernant la rémunération de l’administrateur ou à ses conditions de travail. 

À la demande du président ou de tout administrateur, l’administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le conseil d’administration délibère et vote sur l’acquisition ou le contrat en question.

Ni l’organisme ni l’un de ses membres ne pourront contester la validité d’une acquisition de biens ou d’un contrat impliquant, d’une part, l’organisme et, d’autre part, directement ou indirectement un administrateur, pour le seul motif que l’administrateur y est partie ou intéressé, du moment que cet administrateur a procédé sans délai et correctement à la dénonciation mentionnée plus avant au présent règlement.

Article 30        DEVOIRS DES ADMINISTRATEURS

Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires courantes de l’organisme.

a)   Il se donne une structure interne en désignant parmi les administrateurs élus un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier, et des administrateurs, selon le cas.

2. Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’organisme conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent, pour réaliser les buts de l’organisme.
3. Sans déroger en aucune façon à ce qui précède, le conseil d’administration est expressément autorisé en tout temps à acheter, louer ou acquérir à quelque autre titre que ce soit, vendre, échanger, ou aliéner à quelque autre titre que ce soit, les biens mobiliers et immobiliers, réels, personnels ou mixtes, de même que tout droit ou intérêt s’y rapportant, pour le prix et suivant les termes et conditions qu’il estime justes.
4. Il prend les décisions concernant l’engagement des employés, les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager.  Un budget annuel doit être déposé à l’assemblée annuelle des membres.
5. Il détermine les conditions d’admission des membres en fonction des règlements généraux.
6. Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

Article 31        ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

31. Date. Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins trois (3) fois par année.
31. Convocation et lieu. Le secrétaire envoie ou donne les avis de convocation. Le président, en consultation avec les autres administrateurs, fixe la date des assemblées. Si le président néglige ce devoir, la majorité des administrateurs peuvent, sur demande écrite au secrétaire, ordonner la tenue d’une réunion du conseil et en fixer la date, l’heure et l’endroit ainsi qu’en établir l’ordre du jour. La date peut également être fixée à la fin d’une réunion du conseil d’administration; dans ce cas, le secrétaire n’est tenu d’aviser que les administrateurs absents à cette dernière. Les réunions sont normalement tenues au siège social de l’organisme ou à tout autre endroit désigné par le président ou le conseil d’administration.
31. Avis de convocation. L’avis de convocation à une assemblée du conseil d’administration peut être écrit ou verbal. Cet avis peut aussi se donner par télécopieur, par courrier électronique à la dernière adresse connue de l’administrateur. Sauf exception, le délai de convocation est d’au moins deux (2) jours francs avant la réunion. Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d’une renonciation écrite. Si tous les administrateurs du conseil sont réunis, ils peuvent, s’ils sont d’accord, décréter qu’il y a réunion officielle et alors l’avis de convocation n’est pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d’éviter des doutes sur la valeur de cette réunion. L’assemblée du conseil d’administration tenue immédiatement après l’assemblée annuelle des membres peut l'être sans avis de convocation. La présence d’un administrateur à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à cet administrateur.

31.4.    Quorum. Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d’administration est fixé à 50 % des administrateurs plus un (1). Le quorum doit être maintenu pour toute la durée de l’assemblée.

31.5.    Président et secrétaire d’assemblée. Les assemblées du conseil d’administration sont présidées par le président de l’organisme ou, à son défaut, par le vice-président.  C’est le secrétaire de l’organisme qui agit comme secrétaire des assemblées. À leur défaut, les administrateurs choisissent parmi eux un président et un secrétaire d’assemblée.

31.6.    Procédure. Le président de l’assemblée veille au bon déroulement de celle-ci et, en général, conduit les procédures sous tous rapports.  Il soumet au conseil d'administration les propositions sur lesquelles un vote doit être pris.  L’ordre du jour de toute assemblée du conseil d’administration est présumé prévoir une période pendant laquelle les administrateurs peuvent soumettre leurs propositions.  À défaut par le président de l’assemblée de s’acquitter fidèlement de sa tâche, les administrateurs peuvent à tout moment le remplacer par une autre personne.

31.7.    Vote. Chaque administrateur a droit à une voix et toutes les questions doivent être décidées à la majorité simple.  Le vote est pris à main levée, à moins que le président de l’assemblée ou un administrateur demande le scrutin, auquel cas le vote est pris par scrutin.  Si le vote est pris par scrutin, le secrétaire de l’assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin.  Le vote par procuration n’est pas permis. S’il y a égalité des voix lors d’un vote, le président est autorisé à le reporter à une prochaine assemblée, s’il le juge à propos.

31. Résolution signée. Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue.  Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’organisme, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

31.9.    Participation à distance. Si tous les administrateurs y consentent, ils peuvent participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment par téléphone, courrier électronique, téléconférence, conférence téléphonique, par télécopieur ou via internet (clavardage). Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

31.10.  Procès-verbaux. Seuls les administrateurs de l’organisation peuvent consulter les procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration.

31.11.  Ajournement. Qu’il y ait quorum ou non, une assemblée du conseil d’administration peut être ajournée en tout temps par le président de l’assemblée ou par un vote majoritaire des administrateurs présents, et cette assemblée peut être tenue comme ajournée sans qu’il soit nécessaire de la convoquer à nouveau.

31.12.  Ordre du jour. L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation. Il doit être connu par tous les administrateurs avant la tenue de l’assemblée.